Schritte zur optimalen ERP-Lösung 1/5: Wir brauchen (k)ein neues ERP-System!

Ziel: Die richtige Projektorganisation mit klaren Aufgaben und Verantwortlichkeiten!

Es gibt immer noch sehr große Vorbehalte in Unternehmen sich mit der Ablösung der eingesetzten ERP Software zu beschäftigen. Wie ist das zu erklären und welche „Argumente“ werden gebracht:

Das alte System läuft ja noch!
Den Aufwand können wir uns jetzt nicht leisten.
Die Kosten sind sicherlich sehr hoch
Unsere Mitarbeiter sind mit der jetzigen Funktionalität sehr gut vertraut.
Die unternehmensspezifischen Zusätze und Anpassungen sind nicht richtig dokumentiert und können nicht sauber identifiziert werden.

Und eine Fülle weiterer Gründe, die oft nur vorgeschoben werden, um keine Veränderungen durchführen zu müssen. Irgendwann kommt aber dann der Tag an dem der Leidensdruck aus unterschiedlichsten Gründen so hoch geworden ist, dass man das Thema angehen muss. Mögliche Auslöser sind:

Die Software wird nicht mehr gewartet.
Die Hardware ist total veraltet.
Die Ersteller des implementierten Systems gehen in den Ruhestand.
Es gibt keine zeitnahen Zahlen zur Steuerung des operativen Geschäfts.
Für die neue Firmenniederlassung in Osteuropa oder Asien gibt es keine Version.
Die Anbindung an das Internet ist nicht möglich.
Kunden und Lieferanten verlangen EDI Anbindungen, die nicht unterstützt werden.
Veränderte oder neue Geschäftsprozesse sind nicht im System abbildbar
Und, und, und…

Wie wird die Entscheidung zum Projektstart gefällt?

In der überwiegenden Anzahl der Fälle wird dann der IT-Leiter beauftragt das Projekt aufzusetzen. Dieser erarbeitet einen Projektvorschlag als Entscheidungsgrundlage für die Geschäftsleitung. Für die Erstellung des Vorschlags zieht er öffentlich zugängliche Informationen ein, hat natürlich eigenes Wissen und Erfahrungen, fragt auch schon Experten und Marktkenner, die solche Projekte begleiten und entsprechend fundiertes Wissen beisteuern können. Nach mehreren internen Verhandlungsrunden wird dann das Projekt genehmigt. Es wird dann ein Berater gesucht, der helfen soll diesen Prozess zu begleiten. Der Projektleiter fragt einige an, erhält Informationen und Angebote, die dann dem Entscheidungsgremium präsentiert werden.

Welche Mitarbeiter benötige ich im Projektteam?

Nach der Entscheidung für einen Berater wird die Vorgehensweise für die Softwareablösung präsentiert. Der Plan wird besprochen, adaptiert und die Entscheidung zur Umsetzung gefällt. Es wird natürlich auch besprochen, welche Projektmitglieder für diesen Prozess benötigt werden.

Die Wahl der richtigen Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt ist von entscheidender Bedeutung für den Start in ein erfolgreiches Gesamtprojekt. Ich benutze an dieser Stelle immer gerne das Bonmot: „Wir brauchen für dieses Projekt nicht die Mitarbeiter, die Zeit haben, sondern die, die das Prozesswissen und die Entscheidungsbefugnisse haben auch Veränderungen durchzuführen“.

Eine ERP-Ablösung ist ein unternehmenskritisches Projekt, dem von der Geschäftsführung die entsprechende Bedeutung beigemessen werden muss. Die besten Mitarbeiter müssen einbezogen werden und die Projektleitung wird für die Konzeption und Einführung über die gesamte Projektdauer zu 100 % freigestellt.

Dies ist ein entscheidender Zeitpunkt mit Entscheidungen, die für den Erfolg des gesamten Projektes von größter Bedeutung sind. Die Beantwortung der folgenden Fragen hilft Ihnen diese abzusichern.

Welche Mitarbeiter benötige ich?
Welche Kompetenzen müssen diese mitbringen?
Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben diese?
Wie organisieren wir das Projekt am besten?
Welche Werkzeuge und Methoden sollen wir anwenden?

Antworten auf diese und weitere Fragen für den Start in ein erfolgreiches ERP-Projekt finden Sie hier.