Schritte zur optimalen ERP-Lösung 5/5: Nun wollen wir nur noch umsetzen!

ERP-Auswahl

Der letzte Schritt zur optimalen ERP- Lösung beschreibt die Implementierung der ausgewählten Lösung mit dem Lösungsintegrator.

Das Augenmerk zu Beginn der Implementierung liegt auf der klaren Definition und Festlegung

der zeitlichen und inhaltlichen Meilensteine,
der zu benutzenden Werkzeuge und Dokumente,
der Projektorganisation,
der Projektrollen mit Aufgaben und Verantwortlichkeiten,
des Risiko- und Eskalationsmanagements,
der Kommunikationswerkzeuge und –wege,
und des Projektcontrolling.

Wissen alle Projektbeteiligte, was sie wann machen sollen und können sie das?

Die erste Aktivität des Implementierungsprojektes ist die Festlegung des Projektteams und der zu benutzenden Methoden und Werkzeuge:

Finale Festlegung der Projektbeteiligten in der Projektorganisation

mit Zuordnung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
unter Berücksichtigung der zeitlichen Verfügbarkeit, bzw. Freistellung für das Projekt.
unter Berücksichtigung der fachlichen und persönlichen Anforderungen

Einigung auf die zu benutzenden Werkzeuge und Dokumente

Entscheidung für die Projektmanagement-Software
Verfolgung der offenen Punkte und Aktivitäten.
Zeitaufschreibung.
Controlling des Budgets in Zeit und Geld.
Statusberichte und Kommunikation zum Lenkungskreis.
Protokollerstellung und Verteiler.
Dokumentenablage und -organisation.
Projekt und Schulungsräumlichkeiten.

Da im Implementierungsprojekt nun mehrere Partner mit unterschiedlichen Vorstellungen, Erfahrungen und Projektmanagement-Kompetenzen zusammen arbeiten werden, muss dieser Initialisierungsphase die entsprechende Bedeutung und auch der (zeitliche) Raum zugestanden werden.

In mehreren Workshops einigen sich die Projektleiter des Anbieters und des Kunden auf die für das Projekt relevanten „Spielregeln“, die die Zusammenarbeit, die Kommunikation und die zu benutzenden Werkzeuge, sowie Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Projektmitglieder exakt definieren. Das Ergebnis wird im Projekthandbuch dokumentiert.

Abgeschlossen wir diese Phase mit der Feinplanung der Projektschritte und dem Projekt Kick-Off an dem allen Beteiligten die Ziele und Regeln für das Projekt erneut kommuniziert werden.

Für die Initialisierung des Projektes ist es sehr hilfreich einen entsprechend erfahrenen und kompetenten externen Projektmanager einzubeziehen, der die Moderation übernimmt. Er bringt sowohl die Erfahrungen und Werkzeuge aus vergleichbaren Projekten mit und versteht es auch alle Projektbeteiligten für den bevorstehenden Veränderungsprozess zu motivieren.

Wie stellen sie sicher, dass die beiden Projektziele erreicht werden?

Das Projekt wird innerhalb des vereinbarten Zeit- und Kostenrahmens umgesetzt!
Auch die weiteren vereinbarten Nutzenpotenziale werden ausgeschöpft!

Dazu ist es wichtig auf die in der Analysephase erarbeiteten Nutzenpotenziale zurück zu greifen, die im „Produktivitätsfahrplan“ dokumentiert und bewertet wurden. Diese Potenziale bilden den Arbeitsvorrat, der im Rahmen der Implementierung, neben der reinen funktionalen Umsetzung der Anforderungen, abgearbeitet werden muss. Die Zuordnung von Verantwortlichen und Terminen zu den einzelnen Aufgaben ist dabei für die Fortschrittsüberwachung unbedingt notwendig.

Die einzelnen in der Feinplanung definierten Arbeitspakete werden mit den Aufgaben aus dem Produktivitätsfahrplan synchronisiert und angereichert und bilden nun die Gliederung für den Prozesscheck, in dem Punkt für Punkt jeder Implementierungsschritt überprüft wird.

Kontinuierlich werden über den Projektverlauf folgende Informationen fortgeschrieben und zeigen den jeweils aktuellen Projektstatus auf.

Projektfeinplanung
Projektbudget Soll-Ist Vergleich
Offenen Punkte Liste
Prozesscheck

Diese Informationen sind in einem Gesamtstatus zusammengefasst und werden wöchentlich den Verantwortlichen zur Verfügung gestellt. Natürlich bilden diese Informationen auf die Grundlage für den Lenkungskreis, der üblicherweise alle 6 Wochen tagen sollte.

Nun haben Sie alle zum Projektstart bekannten Faktoren in der Planung berücksichtigt und können eine abgesicherte Implementierung der Lösung im vorgegebenen Zeit und Budgetrahmen erwarten.

Für die Fälle, bei denen sich neue Fragen erst im Verlauf des Projektes ergeben, haben sie im Rahmen der Projektvereinbarungen entsprechende Vorgehen definiert, um die richtigen steuernden Maßnahmen einzuleiten.

Einer erfolgreichen und nutzenorientierten ERP Implementierung steht nun nichts mehr im Wege.

Dazu wünsche ich Ihnen viel Erfolg!

Alle Artikel zu dieser Serie und weitere Anregungen für ein erfolgreiches ERP-Projekt finden Sie unter Optimierung-oder-Systemwechsel-im-Bereich-ERP.