Schritte zur optimalen ERP-Lösung 4/5: Wir werden ein Traumpaar!

ERP-Auswahl

Der vierte von fünf Schritten zur optimalen ERP- Lösung befasst sich mit der Anbieterauswahl und der Absicherung der vereinbarten Ergebnisse und Anforderungen.

Wichtige Punkte in dieser Phase sind die vergleichende Beurteilung und Festlegung der Umsetzungskompetenz für IHRE Aufgabenstellung.

der Methodenkompetenz des Partners.
der Definition des Lieferumfangs.
der Dokumentation der Vereinbarungen.
des Vertragsumfangs, -typen und deren Verhandlung.
der Klarheit und Dokumentation über Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Welcher der Anbieter löst meine Kernprobleme am besten?

Vier Anbieter kommen nach vergleichender Beurteilung von Preis und funktionaler Abdeckung Ihrer Anforderungen in die Endentscheidung. Diese vier werden zu Präsentationen eingeladen. Zur optimalen Vorbereitung und Durchführung dieser Präsentation hier eine Auswahl von hilfreichen Punkten:

Termin, Zeitlicher Rahmen – Fahrplan
Ablaufplan mit Inhalten nach Bereichen und Prozessen
Aufbereitung von repräsentativen Musterdaten
Teilnehmer festlegen und einladen
Lokation mit entsprechender Größe reservieren
Technische Voraussetzungen abfragen und klären
Beurteilungsmethode und Werkzeuge
Dokumentation und Auswertung der Ergebnisse
…

Diese Anbieter haben die Chance die Stärken ihres Systems auf Basis der von Ihnen bereit gestellten Musterdaten zu zeigen. Sie haben die Gelegenheit die Anbieter nach der aufgezeigten Lösung in den jeweiligen von ihnen vorgegebenen Funktionsbereichen zu beurteilen. Diese Workshop Vorgehensweise wird üblicherweise 2-stufig durchgeführt. Zunächst erfolgen 4-stündige Kurzworkshops mit vier Anbietern und dann Intensivworkshops von 1-2 Tagen mit 2 verbleibenden Anbietern. Für die Planung, Organisation und Durchführung der Workshops und insbesondere deren Auswertung gibt es sehr gute praxisnahe und bewährte Methoden und Werkzeuge.

Von welchem Anbieter kann ich im Projekt noch Anregungen für mein Geschäft erhalten?

In den Workshops wird zusätzlich zu Preisbeurteilung und Funktionsabdeckung auch die Umsetzungskompetenz des jeweiligen Anbieters überprüft. Dabei sollten Sie die Erfahrung der beteiligten Berater und deren Verständnis für Ihre Geschäfte hinterfragen.

Können sie Unterstützung zur Verbesserung ihrer spezifischen Prozesse erhalten?
Hat der Anbieter entsprechende Branchefunktionalitäten im System verankert?
Werden Ihnen nicht nur Funktionen, sondern auch beispielhafte Prozesse vorgeschlagen?
Werden im Rahmen der Implementierung auch ihre Prozesse hinterfragt und mit Best-Practice Ansätzen optimiert?
Welche Methoden und Werkzeuge werden zur Projektsteuerung benutzt?

Sind alle Anforderungen und Einzelheiten auch in den Verträgen berücksichtigt?

Sie werden von den Anbietern Vertragsvorschläge für Lizenzen, Wartung und Implementierungsdienstleistungen erhalten, die auf Basis der Ausschreibung und der Erkenntnisse des Auswahlprozesses erstellt wurden.

Darüber hinaus ist es natürlich wichtig in die Verträge auch Zusagen und Spezifikationen einzubringen, die während des Prozesses entstanden sind. Ich empfehle hier den Einbezug der folgenden Dokumente:

Lastenheft zur Definition des Lieferumfangs
Preisanfrage
Workshop-Protokolle
Kommentierter Produktivitätsfahrplan
Grober Projektplan mit Meilensteinen
Protokoll der Vertragsverhandlungen
Evtl. weitere relevante Dokumente, die während der Auswahl erstellt wurden
Angebot des Anbieters

Zur Vermeidung von Widersprüchen gelten die vorstehenden Dokumente in absteigender Reihenfolge. Damit ist eine eindeutige Rangfolge fest gelegt.

Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass alle gegenseitigen Erwartungen klar definiert, kommuniziert und vertraglich vereinbart sind.

Wie starte ich das Implementierungsprojekt? Welche Werkzeuge zur Projektsteuerung setze ich ein? Wie kommunizieren wir innerhalb des Projektes? Welche Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben die Projektmitglieder?

Antworten auf diese und weitere Fragen für ein erfolgreiches ERP-Projekt finden Sie unter Optimierung-oder-Systemwechsel-im-Bereich-ERP.

Die nächste Ausgabe dieser Artikelserie trägt den provokanten Titel:

"Nun müssen wir nur noch umsetzen!"

Lassen Sie sich überraschen und inspirieren. Es bleibt spannend.